Tags

, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,

Salam semua!

Korang bekerja pakai email tak? mostly zaman sekarang ni , almost 80% dari kerja kita di selesaikan menggunakan email.. betul tak? atau outlook laa senang! semua benda pakai outlook kan? Kat office aku ni , hampir keseluruhan aspek kerja bergantung kepada outlook, dari email, meeting, booking meeting room, tele-conference , video conference dan terbaru telefon pun dah bergantung sepenuhnya kepada MOC (mobile office communicator)

Ok, kita nak cerita mengenai email, berapa kerap korang antar email, nak suruh orang tu orang ni buat something hanya akhirnya korang menanti bagai buah tak jatuh.. bila follow-up balik  – jawapan yang di terima – “err.. I didn’t receive your email, er.. your email haven’t arrived sir…”  dan macam2 alasan laa! basically – diaorang kata email tak terima lah!

Pagi ni, aku antar email ke Micares, (Micares ni 3party company yg handle medical services utk kompeni aku, dan aku rasa banyak kompeni lain pun pakai micares ni)

Aku ada appointment petang ni dgn Doktor pakar kt Prince Court, so.. nak kene mintak micares ni issue GL lah!, diaorang ni kalau pakai FAX, sampai subuh esok pun belum tentu ko dapat fax, manjang engage, atau busy signal. So, cara alternatif adalah email. So, aku pun email lah.. awal pagi lagi dah email..

Dah email.. apa lagi.. tunggu respon la! , sambil aku melayan email2 lain. Tunggu.. punya tunggu.. punya tunggu punya tunggu.. punggung ana pun sudah kematu laaa!! so? angkat telefon call., cari person yg biasa handle email2 dan request dari kompeni aku.., “er.. Miss Khamilah dah resign sir., saya Ixxora.., “kata suara di hujung telefon sana.

OKlah, aku pun tanya.. apa jadi pada email aku ? dah antar lama gak.., (aku tak kasi tau dia aku dah dapat delivery confirmation bila email tu dah selamat sampai ke destinasi..) dia kata tak terima lagi, aku kata – check balik.., masih jugak insist kata tak terima lagi.

Then aku keluar buah no.1 – Cik Ixxxoora (nama samaran), rekod saya menunjukkan email ni dah selamat di hantar ke email syarikat cik pada masa sekian2.. (selang 1 minit aje dari masa aku antar tu..), then baru dia kata – ok encik, tunggu kejap.. maybe email kompeni saya ada problem.. (eh.. dan-dan ada problem eh? ini standard excuse kompeni melayu ni! menyampah betul aku alasan2 klise ni)

Then, sambil aku on the line  tunggu dia check tu, aku dapat satu lagi notification..   sila tgk gambar bawah ni utk kefahaman.

Ooo.. sudah baca eh?

.. ooo., ko dah baca eh..! :p, kejap lagi dengar suara dari hujung sana,” Encik.., saya masih tak terima email encik ni, betul ke encik antar? tak ada lagi ni.”

Haa! itu dia .. mmg menanti kene Fire laaa ni! , aku pun terus – “cik Ixooora, saya baru aje dapat notification beberapa minit yg lepas, yang cik dah bukak email saya dan dah baca pun.., betul kan email cik ni – Ixxora omar? – haa.., takkan orang lain bukak email cik kot?.”.

baru laa dia tertelan air liur kejap, dan berkata – “er., kejap yer encik., saya periksa skali lagi.. apa nama encik tadi? Oo.. Encik XXXXXx ya? ah.. baru terima ni!”(cheh ayat kover malu yg tak boleh belah! )

Aku just tambah – “hmm., tak pe laa Cik Ixoxora, silalah buat GL saya secepat mungkin yer kalau dah baca tu!”

cik ixora : “err.. yer encik, bagi saya setengah jam ya?”

aku : “sepuloh minit boleh?”

cik ixora: “yer boleh encik.”

aku : “terima kasih. have a nice day.. :)”

Lepas letak telefon, aku senyum sorang., ada guna jugak kalau korang tick sent dan read receipt notification ni eh?

dah beberapa kali fungsi ni cover ‘backside’ aku dari pada kene ‘on-fire’ dgn orang2 yg suka nak guna alasan klise ni  – “email tak terima..  awak tak antar kot? awak salah antar kot?”

Nasihat aku pada kaki tangguh, procrastinator.. (er.. aku pun ye jugak..! :p), jgn ler kelentong orang! once korang dah terima tu., lagi berhemah sekiranya korang reply terus kata, Terima kasih atas email anda, saya telah membaca nya, beri saya XXX masa untuk respond request and aatau menyiapkan kerja yg di minta..

kan lebih civilised macam tu? set expectation, set timeline.., orang pun tak tertunggu2.., kita pun kerja ada sistematik.. terus aje masukkan kerja/request tu dalam tray inbox kerja kita..! dari situ kita dah tau  – kerja tu apa priority nya., bila agak2 timeline boleh deliver.!

Boleh gitu? Rasa berguna tak feature ni pada korang? kalau ya.., silalah enablekan checkbox pada Option tab di Outlook anda.. (aku assume korang pakai Outlook 2007 ke atas laa yer)

kasi tick laa 2 box tu.. satu hari nanti benda ni akan selamatkan kerjaya /hidup anda.. !

Sekian saja [Tips Pejabat] untuk hari ini, aku dah pun terima GL aku kt email kejap tadi.., (terlebih 10 minit.. dlm 15 minit), takpelah .. halal berhalal lah.., asal kan ada kan! ?

So, pada korang yg pakai Micares ni – rajin2 laa follow up eh.., kalau tunggu.. belum tentu bulan jatuh ke riba.. , kalau tak urgent takpe. maybe dalam setengah hari , sehari ada reply laa kot., tapi kalau korang tgh sakit.. urgent., lagi senang korang pakai email.., scan referral letter atau appointment card korang tu menjadi pdf, email kan kepada mereka.. dan follow up! Kalau nak harapkan fax? malaaam sikit baru dapat yer! aku dah pernah kena.! masa tengah sakit nak mintak GL.., pergh.. dari pukul 2 petang sampai 4 petang tak dapat2 ! masa tu micares ni baru lagi handle kompeni aku.. pulak tu pula – staff dia bila aku call boleh cakap – maaf encik kompeni kita orang tak main email-email ni.. semua fax.! haha.. itu lah jawapan paling mangkuk pernah aku dengar dari satu kompeni MSC. Isu tu dah pun settle.., aku komplen isu tu ke HR kompeni aku dan baru lah ada team khas yg handle email request..! teknologi email ni bukan baru kan? boleh pulak takde email. Dia ambik mat rempit ke apa keje handle hotline dia..! lesson learnt laa kot utk kompeni tu.

Mari kita kerja.. yeh. Semoga anda lebih bijak dan produktif dalam kerja..